海外ワーママのMBA的時間管理術【アイゼンハワー・マトリックス】

Sacra
こんにちは。海外ワーママ歴2年目のSacraです。

ワーママのみなさん、コロナでまだ在宅が続いている方も多いと思いますが、日々どのようにお過ごしでしょうか? うちの2歳児と夫も在宅、夫婦同時にWeb会議が入ってしまった日は、時折娘の雄叫びも会議中に響き渡り、カオスです。汗

コロナで世界が変わり、在宅リモートが浸透しつつある今、毎日を快定期に過ごすには、ワーママのスケジュールとタスク管理はとても重要になってきますよね。

  • 海外育児中のコロナ、在宅期間中やることが多すぎて回らない。時間がいくらあっても足りない。
  • 仕事も家事も、予定していたことが全然終わらずにストレス。皆どうしてる?
  • コロナで在宅、仕事も家事も育児も逆に前より忙しい。どうやって乗り切ればいい?!

今回は、このような悩みに応えるべく、MBA時代からよく使っているテクニックも交えつつ、在宅ワーママの時間・タスク・スケジュール管理を効率良く行なう方法について共有します。

また、私や周囲の海外ワーママの例を参考に、少しでも肩に力が抜ければ嬉しいです。

在宅ワーママ必見!MBA的時間管理術『アイゼンハワー・マトリックス』

海外フリーランスになってなおかつコロナで在宅時間が増えてから、多忙を極めていたコンサル時代やMBA時代に使っていた「アイゼンハワー・マトリックス」を作成する機会が増えました。

こちらはコロナ在宅中で仕事や家事に奮闘するワーママの時間管理術にもぴったりだと気付いたので、今回ご紹介します。

全てのワーママは時間がいくらあっても足りません。

出社すれば、ある意味仕事だけに集中できますが、在宅ワークとなると、仕事のアウトプットのみならず、家事や育児関連タスクなどが更に上乗せされ、逆に更に忙しくなるのではないでしょうか(経験談)。

でも、「自分の置かれた状況の客観分析」「優先順位付け」と「自分に取って重要なものの再定義」を徹底することで、ストレスを軽減し、日々の生産性と満足度を上げることができます。

Sacra
仕事で抱えるプロジェクトやタスクと同じアプローチですね。

そこで、コロナ在宅中、仕事に家事に普段以上に忙しく奮闘中のママにオススメなのは、「アイゼンハワー・マトリックス」の活用です。

シンプルながら、上記の「自分の置かれた状況の客観分析」「優先順位付け」と「自分に取って重要なものの再定義」のツールとしては有効です。

何かと忙しく、意味のないイライラや焦燥感に襲われそうになった時は、このマトリックスを作成することで、霧が晴れたようにすっきりするかもしれません。

「アイゼンハワー・マトリックス」とは

「アイゼンハワー・マトリックス」とは、第34代アメリカ合衆国大統領であるドワイト D. アイゼンハワーが、時間管理と効率性の向上のために使用していた、4つのカテゴリーからなるシンプルな表です。

1954年の有名な演説でも、

「私には2種類の問題がある。緊急なものと重要なものだ。緊急なものは重要ではなく、重要なものは決して緊急ではない。」

と述べたと言われています。

参考:Forbes 「米国の歴代大統領に学ぶ、時間の有効な使い方」

ちなみに、アメリカのサイトに行けば、このような無料ダウンロードできるサイトが色々あります。

The Eisenhower Matrix Canvas

でも、シンプルなので、ダウンロードするまでもなく、私は手書きで作成しています。

「アイゼンハワー・マトリックス」の使い方

その使い方は簡単、仕事や家事や、やるべきことを全てリスト化し、ひとつずつ以下のこの表の中に配置していくだけです。

Sacra
私の場合、デスク横の壁に、この4つのカテゴリーを色分けして、ポストイットで見える化しています。(そして、タスクが終わったら、赤線で消去するか、ポストイットごと捨ててしまいます。)

MBA的時間管理術『アイゼンハワー・マトリックス』:海外ワーママの例

具体例を挙げると、私の現在のマトリックスはこんな感じでしょうか?

各カテゴリーについては以下を参照してください。

「重要で緊急」(左上:緑)

こちらは簡単に想像できると思いますが、 仕事の場合、締め切りのある重要なタスクなどです。

仕事で対顧客のサービスを提供する場合、クレーム対応なども含まれるかもしれませんね。

非常時では、災害対応や家族や自分の急病などでの対応でしょうか。

また、ほっておいたら日常生活を脅かすようなトイレや水道の不具合の対応なども入るでしょう。

「重要ではないが緊急」(左下: 赤)

こちらは目の前に差し迫っていて、すぐに対応が求められるけれども、自分でなくても人に任せればできそうなことです。 例えば、家や仕事上の雑事でしょうか。

例えば、アメリカでは自分で決められた期限に毎年確定申告をしないといけないので、このカテゴリーに入ります。(これを書いている今現在、対処中です・汗)

また、仕事上では急な顧客の来訪、多くの電話、定例会議やその会議メモ作成などでしょうか。

我が家の場合、娘と遊んだり、食事をする時間は「緊急ではないが重要」ですが、娘の部屋の掃除や衣類・おもちゃの整理は、「重要ではないが緊急」として、ベビーシッターに仕事の一環として任せることにしています。

「 緊急ではないが重要」(右上:青)

こちらは、誰もが大切だと頭でわかっていながら、いつも後回しにされてしまうものです。

例えば、家族や大切な人と過ごす時間、健康管理(ジョギングやジム通いなど)、自分の留学や資格取得のための勉強、でしょうか。

また、断捨離などして環境と心を整えることは、これまでの経験上非常に効果的だとわかっていながら、いつも後回しになってしまいます。

Sacra
自分で書いていても耳が痛いですが、私もまだまだ改善の余地があるカテゴリーです。

「緊急でも重要でもない」(右下:グレー)

こちらは、冷静に考えれば何故存在するのか、自分でも謎なものが多い「時間の無駄」かもしれません。

欧米ではほぼ経験したことがありませんが、日本では急に開催される上司や職場の偉い人主催の(しかも雰囲気的に全員参加が期待される)飲み会などでしょうか。

だらだらテレビや目的のない買い物など、自分を戒める意味でこのカテゴリーに入れてありますが、時と場合によっては、こちらはその真上の「緊急ではないが重要」カテゴリーに移行します。

例えば、厳しい上司やありえない締め切り設定など、ストレス値の高いプロジェクトを抱えている時は、このようなぼーっと頭を使わずに過ごす時間は、心身のバランスをとったり、大事な気分転換になるでしょう。

MBA的時間管理術『アイゼンハワー・マトリックス』:作成のコツと留意点

「アイゼンハワー・マトリックス」によるMBA的時間管理のコツ、つまり、最も大事なことは、以下の一言に尽きます。

「重要かつ緊急」なものに対処しつつ、「重要だけど緊急ではないもの」の時間配分を増やしていく。

別の言い方をすれば、万人に平等に与えられた貴重な時間という資産をどのように使うか、つまり、人生の現時点での優先順位づけをするために、このマトリックスをツールとして活用するのです。

私が思うに、日々の幸福の種まき的な活動が、このいつも後回しにされてしまう「重要だけど緊急ではないもの」に含まれています。

その一方、私を含め多くの場合、人は「重要かつ緊急なもの」に毎日振り回されがちなのです。

Sacra
私の毎日のスケジュールを見返すと、大体80%以上の時間は、この重要かつ緊急なもので溢れていて、残りの20%に他のものが当てはまるような感じです。

その他にも以下のような留意点があります。

  • 当然のことながら、個人の置かれた状況や価値観により、同じタスクでも重要度や緊急度は異なります。
  • 時間の流れとともに、「重要なもの」「緊急なもの」は移ろいます。状況が変わったら、見返して修正してみましょう。
  • こちらを作成した後、日々の生活の中で便利なツールやアイテムを導入していくと実践しやすくなります。

今度は、具体的に、私と友人カップルのガチの比較でご説明しましょう。

MBA的時間管理術『アイゼンハワー・マトリックス』:比較分析

欧米や異文化の友人たちの優先順位付けを、このマトリックスベースに比較分析するとなかなか興味深いです。

例えば、私の場合、2歳になった可愛い娘やいつも協力的な夫との時間は「重要だけど緊急ではないもの」です。

多くの共働き家庭と同様、忙しい時期に数時間しか一緒に過ごせず、その間も家事に追われ、娘と100%向き合って遊んであげられない日が長らく続いたことがありました。

Sacra
ふと嵐のようなプロジェクトが終わって気がつくと、あっという間に多くの単語を話せたり、Youtubeを一人で立ち上げて「広告スキップ」という技を覚えていたり、おままごとをするようになっていたり、数ヶ月前とは体も心も成長した娘がいて、何だか大事な瞬間を見逃したような、何とも切ない気分になったことがあります。

その後、「後悔のない人生を歩む」と心に誓い、どんなに忙しくても、仕事は6時半までには強制終了、娘とのお風呂と寝る前の寝かしつけは自分、日本語読み聞かせは毎日最低3冊、保育園の送り迎えは自分と、なるべく1時間はたっぷり遊ぶことにしました。

Sacra
仕事の代わりは頼めても、母親の代わりはどこにもいません。きっとこの日々を愛おしく思う日が来るんだろうと確信を持ちながら、娘と夫との一瞬一瞬を楽しむようにしています。

(また、いつも後回しにされがちな夫ですが、寝る前に夫に足腰のマッサージを頼まれたりした場合は、疲れていてめんどくさくても、よっぽどのことがない限り5分でもやってあげるようにしています。夫は日々のプロジェクトの最大のキーパーソンですから・笑。)

一方、私達夫婦の親友ファミリーで、超キャリア志向のエリート夫婦がいます。

アメリカ人の夫は名門大学出身で海外でも活躍中のお医者様、フランス人の妻も名門大学出身の弁護士で、絵に描いたような素敵な夫婦です。

しかし、二人揃って激務、年間の半分以上は仕事で海外で過ごすような生活をしています。(結婚10年以上ですが、まだ子供も持つ心のゆとりがないそうです。)

そんな友人ファミリーの「日常の家事」「自炊」などの重要性は、我が家とは違って限りなく低く、 左下の「緊急だけど、重要ではない」カテゴリーで、常に人を雇って完全に任せ、その分二人の時間や自分自身の時間のクオリティを上げようとしています。(もし二人が、家事が気分転換になるんであれば、当然、緊急ではないが重要カテゴリーでしょう。)

もちろん、このカップルのように物理的に圧倒的に時間が足りない場合は、それでもなかなか満足がいかないかもしれませんし、そんな経済的余裕がある家庭はそうそうありません。

しかし、色々な国で生活した経験から、特に、日本人ママは完璧主義で模範例的な「理想のママ」が多い印象です。

海外ママは切り捨てるものはバッサリ切り捨てて、(日本人的には驚くほど手を抜くところは抜いて)日々のバランスを取っています。(平日の夕食は毎日冷凍食品とサラダのみなど!)

文化によって、母親の役割に対する考え方は様々で、母親としてのタスクや責務を果たすことが当然と見なされがちな日本に対し、欧米では、母親がまともに家事しなくても、ストレスなくニコニコ楽しそうにしている姿を見せる方が大事と考える家庭も多い印象です。

また、他の例を挙げると、私たち家族にとっては、旅は「緊急ではないが重要」で、年間最低2ヶ月程度はお互いの国に帰国や、どこかに旅行したりと、息をするように旅をしています。

Sacra
私たちの場合、お互い結婚する前から夫婦共に頻繁に長期出張生活を送っており(半ノマド生活というべきでしょうか)、年間3分の1以上は別の国にいました。

旅は生活の一部で、自分たちのアイデンティティの一部だったので、今のコロナ期間のように旅をしていないと、 何だかストレスがたまってきます。

よって心身のリフレッシュ・娘の国際教育という意味でも、旅は重要なウィエトを占め、どんなに忙しくても長期休みには皆でどこかを旅しています。

こちらも、別の家族によっては、緊急でも重要でもないものですが、我が家ではとても重要度の高いイベントなのです。

MBA的時間管理術『アイゼンハワー・マトリックス』: 導入に役立つツールやアイテム

MBA的時間管理術「アイゼンハワー・マトリックス」導入にあたって、日常生活で役立つツールやアイテムについて紹介します。

アイゼンハワー・マトリックスで重要タスクを洗い出したら、便利なツールやアイテムを利用して時間・スケジュール&タスク管理にどんどん反映していきましょう。

アナログとデジタルのコンビネーションが何かと最強です。

便利なツールやアイテムとして、私が実際に使ってみてオススメなスケジュール&タスク管理ツール・アイテムは以下です。

Sacra
いずれも、特に「アイゼンハワー・マトリックス」で明確化した、重要かつ緊急及び緊急でないけど重要タスクを日常生活に導入するにあたって、私の中ではなくてはならないツールです。

オンライン上のスケジュールリマインダー・共有ツールとしてのGoogleカレンダー

今や多くの法人でもよく使われているGoogleカレンダーですが、我が家は家庭内でもヘビーユーザーです。

Googleカレンダー・スタートガイド 

娘の検診の予定から、仕事の締め切り、週末に招待されているお誕生日会から、Youtubeフィットネスの予定まで、ありとあらゆる予定をGoogle カレンダーに入れています。

(上記アプリの公式ページより抜粋)

家族で共有すべき予定は、共有アカウントでカレンダーを作成して、必要があれば外部の友人やベビーシッターともリマインド的に共有。

もはやオンライン共有スケジュール帳としてのGoogle カレンダーで、なくてはならないアイテムです。

国際機関や外資系コンサルティング会社に所属していた時は、Outlookカレンダーがメインでしたが、周囲にGmailユーザーが多く、公私にわたって今はGmailを使用しているので、今はこちらが使い勝手は一番いいです。

ちなみに、Googleで複数アカウントを持っている場合は、すべてのアカウントの予定を統合して表示もできます。(よって、どこのアカウントで入力しても、俯瞰的に予定を確認できます。)

もちろん、忙しくつい予定を忘れがちになる場合のリマインダー役としても、携帯やPC上でポップアップが表示されるので大いに活用しています。

紙ベースのアナログなスケジュール手帳

本来アナログ人間の私は、文房具やスケジュール手帳が大好き。

すべての予定はGoogleに入っていても、やはり手書きの手帳がないと落ち着きません。

忙しい毎日、あえて手書きで書くことによって、頭がよりクリアに整理され、心も落ち着くことが多々あります。

インターネットの接続も怪しい国によく滞在していた時も、手帳を取り出して、メモを取ったり、スケジュールを確認していた名残もあるのでしょう。

地下鉄やちょっとした待ち時間など、手帳を取り出して、その日、その週、その月の、3つのカテゴリーからなるTo Do Listをメモしたりします。

手書きの手帳は、大学時代からずっと毎年買っていますが、あらゆる国で吟味した結果、日本のスケジュール手帳のような素晴らしい完成度とコストパフォーマンスを持つ製品には未だあったことはありません。

よって、毎年実家に配送して航空便で送ってもらったり、帰国時に書店で吟味して買います。

こんな手帳オタクの私ですが、今まで使って特に良かったのは大体このラインナップでしょうか?

貴重な日本帰国時に、東京駅直結の紀伊国屋で半日かけて選日、買って本当によかったと思えた優秀なA軍の手帳をご紹介します。

高橋手帳 No.392::2020年現在使用中(2年目)

表紙の色に一目惚れしました。程よい大きさと、縦軸で日々のタイムスケジュールが細かく記入できること、また月ごと週ごとToDoリストがあるのが決め手でした。

デメリットとしては、紙の質が若干薄い、また月のカレンダーが12か月分、冒頭に集約されていて、細かい週・日の記入ページと離れているのが、記入の際に少し残念です。

でも、色の違う糸しおりも2つついているので、この問題はOKとしました。

使い勝手がよく、カバーも上質、ビビッドな赤のおかげで手に取ると気分も上がります。

LACONIC Vertical LEFT Weekly(2017-2018)

私が使用していたのは大きめA5でシンプルなデザインのこちら。

翌年以降のレフィルも利用すれば、2000円弱となり、ちょっとお得になります。

少々値段が張りますが、紙も上質、カバーも再利用できるし、まさに痒いところに手が届くようなデザイン。

月のカレンダーの左下には常に前後1ヶ月を入れた3ヶ月カレンダーが表示され、各日も区切り線が入っているので、午前中・午後とか仕事・プライベートなど区切って記載できるという優れもの。

こちら大きめで、縦軸で日々のタイムスケジュールが左側に集約され、右側は自由欄で、いっぱい書き込みができるのが決め手でした。紙も明らかに上質。

また、9月開始で翌年12月末まで使用できるので、普通の手帳より数ヶ月分名が使えるので他よりお得感もありました。

右側の自由欄は、週によって会議メモだったり、自分のTO DOリストだったり、日記的回想録だったり、日記とスケジュール管理を兼ねていました。

デメリットとして、大きさやカバーのせいか、持ち歩く際にちょっと重かったこと、少し値段も高かったこと、好きな表のデザインや色が限られていたこと、などもあり、結局他に浮気してしまいました。

中身が一緒で、もっとカジュアルで色んな色があるこちらもいいですね。こちらは表紙にクリアファイルのポケットがついていてお気に入りの写真やカードなども入れられる仕様になっていました。

書き込みできる白紙は少なくても、小さくてコンパクトなものがお好みの方は、このようなタイプもあります。

能率手帳のシリーズ(2002-2011年頃)

私が日本から取り寄せ、長らくリピートして使っていたのはこちらのタイプです。

今までで通算で一番よく使っていたのが、こちら能率手帳です。

なぜなら、他よりリーズナブルで多機能、日常生活に便利な情報も盛りだくさんで、使いやすいからです。

デメリットとしては、私が使っていた10年近く前の当時、紙質もまあまあでデザインがちょっとダサい印象がありました。

とはいえ、あらゆるデザインやタイプ・色があり、使い勝手良く、過去にも何かと大活躍してくれて、今後も迷ったらこちらも考えるかもしれません。

Sacra
能率手帳のサイト、今久々に見たら、デザインもとっても洗練・向上していてびっくり。来年向けに検討しようかと思います。

FitBit(フィットビット)などのヘルス系ディバイス

なぜここでFitBit(フィットビット)?と驚かれるなかれ、こちらは、「緊急でないけど重要タスク」代表、健康管理に欠かせないアイテムになってしまいました。

自分を奮い立たせる意味で、1日1万歩以上歩き、それに満たない日は階段を上り下りしたり、夕方娘のお散歩に出かけたり、往復40分かけて保育園の送迎に行ったりと、日々の運動量の目安にしようとしています。

私が使っているのはこのタイプです。前のCharge 3よりも、表示がさらに洗練された感があり、GPSも搭載されて機能も全体的にアップグレートしました。

色々あるこのようなディバイスの中で、Fitbitにした決め手は、エクササイズや睡眠の記録などがあり、機能もシンプルで軽く、バッテリー持続時間が長く、アプリも使いやすそう だったからでしょうか。

何がいいかというと、とにかくつけているのを忘れるくらい軽く、バッテリーの持ちが素晴らしく長い上(充電するのは数日に1回くらい)、そのうえ充電もあっという間に終わってしまいます。

こちら、Fitbitはオバマ元大統領も愛用していたというのは、アメリカでは有名です。

GPSなくても問題ないということであれば、こちらのタイプは更にシンプルでお得です。

MACやアップルを愛する夫はもっと細かいデータや、多機能やデザインなどの理由で、長年アップルウォッチを利用しています。

このシリーズのものを4年前の誕生日プレゼントにあげたのですが、未だに現役で毎日使ってくれています。(ここでご紹介したものはSeries 5ですが、夫のは確かSeries 3。)

ちょっと手が離せない時に電話がかかってきた時、気軽に電話に向かって話したり、退屈な会議の合間に、さりげなーく歩いた距離・心拍数や連携しているメールなどをチェックしたりと・笑、思った以上に実用的で便利だったそうです。

ちなみに、ベルトも自分で買い換えて、気分によって使い分けたりりしています。女性などにも良さそうなラインナップが色々ですね。

Sacra
私の場合、アメリカで車ばかり乗っていて、コロナで引きこもっていると、1日の終わりになんと3000歩を切ってしまうような日がちらほら出てきます。汗

付けていると、勝手にエクササイズの種類まで認識してくれたり、睡眠の質も測定してくれるのが嬉しいです。

まとめ

今回は、MBA的【アイゼンハワー・マトリックス】の方法論も交えつつ、海外ワーママの例も参考に、効率よく時間管理やスケジュール・タスク管理を行うヒントやツールをご紹介しました。

コロナで在宅の期間は、家族と過ごす時間が増えて幸福度が上がったり、フレキシブルに予定が組めるといったメリットがある反面、通常はパパよりママの方が家事や育児の比重がどうしても重くなってしまいます。

Sacra
コロナ前の私は、自宅のみならず、シェアードオフィスやお気に入りのカフェなどで半デジタルノマド的に働いていたのですが、法律で在宅(stay at home)が命じられ、引きこもって在宅ワークをしていると普段より何故かずっと忙しいのです!

ビジネススクールやコンサル業界でよく用いられるMBA的な意思決定やプロジェクトマネジメントのアプローチは、日々の暮らしをシステマティックに最適化する目的で応用できると感じています。

また、このマトリックス作成の副産物ですが、自分に取って重要なことを見える化することによって、取るべきアクションが明確化され、ストレスが軽減されることです。

Sacra
シンプルなアプローチやテクニックですが、日々奮闘している世界中のママのお役に立てれれば嬉しいです。何か質問やコメントなどありましたら、以下よりお気軽にどうぞ。

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