海外ワーママに学ぶ体内時計に合わせたスケジュール&タスクの最適化

Sacra
こんにちは。海外ワーママ歴まだ2年のSacraです。家族と一緒にコロナで在宅していると、仕事と家庭の両立で、コロナ前よりかなり忙しくないですか?

前回の記事では、「アイゼンハワー・マトリックス」で自分にとって「重要なかつ緊急」、「緊急ではないが重要」なものを洗い出し、特に「緊急ではないが重要」の割合を増やしていくことが重要だということを共有しました。

一方で、実際にどのように日々の生活スケジュールに組み込んでいけばいいか迷いますよね?

  • そもそも他のワーママは、毎日どんなスケジュールで乗り切っているの?
  • 海外のワーママのスケジュール&時間短のコツが知りたい。
  • 前回のアイゼンハウアー・マトリックスで優先順位付けは出来たけれども、実際のスケジュールにどのように反映していいかわからない。

今回は、このような悩みに応えるべく、海外ワーママや私のスケジュール&タスク管理のコツを数回に渡ってご紹介します。

与えられた時間は皆同じですが、ちょっとした工夫で時間の価値を向上させることは可能なのです!

体内時計に合わせたタスクを最適な時間帯に配分する。

海外在住歴も15年以上となり、MBA留学や国際機関・コンサル業界などで、産休も数カ月程度(早い人は数週間で復帰)でバリバリに活躍する海外ワーママ友達に出会って、『体内時計に合わせたタスク』とスケジュール管理の重要性を学びました。

彼女たちのスケジュール&タスクは体内時計に合わせて最適化されており、非常に生産的かつ合理的に時間が配分されているという点です。

まず、スケジュール&タスク管理で最も大事なのは、タスクに適した時間帯を知るということです。

今回は私自身が海外ワーママやその他同僚達から学んだスケジュール&タスク管理の最適化について情報共有します。

スケジュール&タスク管理に当たって、経営コンサルという仕事柄、私がまず気をつけるのは時間帯による生産性や各タスクに適しているかどうかです。

多少の個人差はあるかもしれませんが、体内時計、つまり、ホルモンの働きや人間の本来の生態によって、1日の各時間帯によって、適した作業や過ごし方があります。

私はこちらを意識して取り入れたことで、1日の生産性がより高まってきたと感じているので、忙しい皆さんの参考になれば幸いです。

[体内時計に合わせたタスク] 朝のゴールデンタイムは「緊急かつ重要」で創造力が必要なタスクに集中

体内時計に合わせたタスク管理において、多くの人にとって朝のゴールデンタイムに、いかに「緊急かつ重要」で創造力が必要なタスクに集中できるかが鍵になります。

例えば、娘を預けて、朝9時始業後ランチまでの朝の3時間半は、私にとってのゴールデンタイム。

1日のうちで、生産性や集中力が最も高く、仕事がサクサク進むので、大抵締め切りの差し迫った「緊急かつ重要」で創造力が必要なタスクをまず洗い出します。

そして、この朝のゴールデンタイムに、前回ご紹介した「アイゼンハワー・マトリックス」の、「重要かつ緊急」タスクを極力全て処理します。

海外ワーママのMBA的時間管理術【アイゼンハワー・マトリックス】

細かく言えば、「重要かつ緊急」タスクのうち、特に頭を使って論理的に考えなければいけない仕事や、アウトプット戦略的な意思決定が必要なタスクは、朝一番に取り込むようにしています。

例えば、重要なプレゼンの構成や方向性、どのようにクライアントにとってわかりやすくクリエイティブに伝えられるか等、重要かつアイデアが必要なタスクにこの時間を投資するようにしています。

(私の場合、夜だと考えすぎて意思決定に時間がかかってしまいます。)

朝のゴールデンタイムの仕事のステップ [私の場合]

私の場合、朝のゴールデンタイムは大体こんなステップで仕事をしています。

  1. その週やその日のTo Doリストの見直し・必要に応じて更新(5分)
  2. 「重要かつ緊急」メールや電話のみ対応(30分)
  3. 残りの時間は、電話もメールもシャットアウトして一人で部屋に引きこもり、創造力・ 合理的判断 が必要な最重要タスクに一点集中。 (私の場合、締め切りの差し迫ったクライアント向けの最終報告書や事業戦略のドラフト、トップマネジメント向けのビジネス戦略のプレゼン資料作成などでしょうか)

朝の生産性は、夜の8倍だと発表した研究者もいるくらいです。

参考:朝活は夜の8倍仕事が進む?不眠解消効果も|【朝活のススメ】 

Sacra
この研究の真偽はおいといても、朝の10分は夜の1時間以上だと思うと、本当に重要なことにフォーカスしないともったいないと、焦りませんか?私は朝一番仕事がはかどることは実感としてわかっていたので、これを知ってさらに焦りました。

私自身は、緊急性のないメール処理やシンプルな事務処理を最小化し、最も重要かつ価値があり、新しいアイデアなど創造性が必要なタスクに集中するように心がけています。

健康管理や脳活性化の点からも、朝のゴールデンタイムは運動にも最適

また、私の住む都市では、早朝から多くの人がジョギングをしています。 健康管理や脳の活性の点からは、朝のゴールデンタイムは運動にも適していると言えます。

例えば、子供は夫に託して毎日のように早朝フィットネスのクラスに寄って出勤しているママもいます。(職場内にフィットネスセンターがあり、シャワーもあるので、そこで一汗流してから、オフィスに向かう人もよくいます。)

Sacra
ちなみに、数年前、一度夫と近所の早朝ヨガクラスに通っていましたが、朝の弱い夫は数回で挫折、夫が辞めたことによりモチベーションが下がり、続いて私も数ヶ月で脱落した苦い思い出が。私からすれば神の領域ですね。

私の元同僚(ママ友含む)にも、早朝からリュックでジョギングしながら通勤したり、電車で30分の距離を、自転車で1時間近くかけて通勤するツワモノも多くいました。

朝運動をすることで脳への血流が促進され、酸素やエネルギーが供給されることによって、脳は常に活発に活動している状態が作られます。

また、朝の運動によって、一日中基礎代謝が高まった状態で過ごせるとも言われているので、こちらも合理的なスケジュールですね。

参考:朝活の運動効果…脳は活性化、基礎代謝を上げる

私自身も、職場内のフィットネスで早朝ヨガクラスに参加していた時、体が伸びて温まって心地よいだけではなく、心も解放され日々のストレスがいつの間にか小さくなっていくのを実感しました。

つまり、仕事の締め切りなど様々なストレスが何だかちっぽけなものと客観的に捉えられ、特に午前中は集中力150%で仕事に取り組めました。

Sacra
「今ここ」というその瞬間に瞬間に集中することを朝の静寂の中のヨガで学んだ気がします。 子供が生まれて、全くもって運動不足ですが、せめてヨガは再開しようと、これを書いていて強く思いました。リラックスした運動と瞑想を融合したような効果があるように思います!

(当然写真はイメージです・苦笑)

[体内時計に合わせたタスク]ランチ後の16時までは会議や周囲と直接関わる仕事

体内時計に合わせ、ランチ後から16時頃まで生産的に会議や周囲と直接関わる仕事をうまく配分することで生産性を維持することできます。

ランチ時間から16時頃まで、私はミーティングや電話会議など、人と直接関わるタスクを集中的に入れます。

こちら、国際機関に勤めていた時、私を含め周囲の同僚もこの時間帯によく通称「Coffee Meeting」という少数や一対一のインフォーマルな軽いミーティングを、職場のカフェでやっていて、いつも混む時間帯でした。

ランチの後は、ちょっと体がだるくなったり、眠くなりますよね?

こちらは覚醒ホルモンと血糖値の影響などがあるようです。

  • 人間は昼行性の動物だが、体内時計による覚醒系への出力が、午後の2時や3時ごろ、一時的に落ちる。
  • 食後は血糖値が上がり、覚醒ホルモン・オレキシンをつくる神経細胞の活動は、血糖値が上がるとすぐに対応してオレキシンがあまりつくられなくなり、覚醒が低くなるので、眠気が増していく。
  • 食後の満腹感も、眠気に作用する。

引用: これが「昼食たべて眠くなる」本当の理由

内時計的に覚醒力が落ちている時間帯にあえて人と議論しアクティブに過ごすことで、その時間を有効に利用できますね。

もちろん、会社の定例会議など、自分の判断で融通が利かないものの多いかと思いますが、自分で会議日程など調整できる場合は、是非この時間帯を利用してみてください。

[体内時計に合わせたタスク]16時から18時は数字や細かい数字や作業を要するタスク

16時頃になると、再び頭が冴えてくるので、体内時計に合わせ、今度は細かい数字などを扱う精緻なタスクに取り組みます。

例えば、膨大な情報量や数字をエクセルでデータベース化して処理したり、技術的で細かい専門分野の文書の綿密な最終チェックを行ったりでしょうか。

また、定期的に依頼される精緻なプロジェクトレビュー・評価(つまり細かい数字の比較や差異確認が必要な作業)なども、この時間帯です。

Sacra
私の場合、18時に娘のピックアップが入るので、昼の部のゴール目前でラストスパートの時間帯です。やはりエンド時間が見えてくると、焦ってはかどります・笑。

仕事だけではなく、仕事関連のアメリカのTax Filing(税務申告)のビジネス収支・コスト計算のようなこともこの時間帯にやったりします。

このように、正しいアウトプットが求められるものの、無駄に長い時間をかける意味のない機械的なタスク(例えば、上記のような税務申告のための計算など)を、敢えて終了時間間際のこの時間に入れて、一気に終わらせるということをよくやっています。

[体内時計に合わせたタスク]夕食後、夜寝る前までのタスクはインプット中心に

この時間帯は、あまりアウトプットを設定せず、明日の仕事などで必要な情報に目を通したり、仕事関連の資格の勉強など、脳に必要な情報をインプットする時間に適しています。

受験勉強中にも言われたかもしれませんが、脳は寝ているうちに知識を整理し、定着させるといわれています。

このメカニズムを利用して、寝るまでの時間は、明日以降のために必要な知識をインプットしつつ過ごすのがベストでしょう。

参考:記憶力が最も高まる瞬間は?「夜寝る前」

ちなみに、パソコンを触るのは、寝る2時間前(できれば3時間前)までに、スマホやPC断ちすると、眠りの質も向上し、翌日の能率もいいとよく聞きますが、私自身もまだ実行に移せていません・涙。

参考:眠り方改革で能率アップ 寝る前2時間スマホ断ち

最近はコロナで長期出張が全てキャンセルになった夫と、ネットフリックスを一緒に見ることが寝る前の習慣になりつつありました(苦笑)。

これを書きつつ、30分時間を繰り喘げて、寝る前にフランス語のブラッシュアップのための本や、イヤイヤ期の娘対策に、たまっている育児本を読もうかなと反省しました。

Sacra
子供が小さいと、結局自分自身の時間は寝る1-2時間前になってしまうので、その時間にこのブログを書いたり、夫とのわずかな二人の時間(主に映画鑑賞)に当ててしまいますね。結局、こちらについては、夫婦共にストレスなく取り入れられる範囲でいいのではと妥協をしています。

まとめ

今回は、海外ワーママに学ぶ体内時計に合わせたスケジュール&タスクの最適化について、ご参考までに各時間帯に適したタスクをご紹介しました。

当然、朝型・夜型など、これまでの習慣や職業柄、人によって個人差はあるでしょうが、今回は、人間本来の体内時計や生態リズムに沿った形でスケジュール&タスクの最適化について考えてみました。

私自身も、本来このように取り組みたいと思いつつ、結局いつも各プロジェクトの締め切り前や終了間際には、非常にバタバタしてしまい、結局夜中までひたすら「重要かつ緊急」タスクに追われていることが多々あります。

要は、自分にとっての最適な時間帯を知り、アウトプットを最大化することによって、以前は1時間かかっていたタスクが15分早く終わるかもしれないことに、気づくことが重要です。

Sacra
たかが15分、されど15分です。私にとっての15分は大きく、たいてい夕食は15分程度で作りますし、娘の読み聞かせで本を3-4冊読めてしまう、貴重な時間です。

また、そのようなタスクが1日数個あれば、合計で1時間程度の自由時間を生み出せる方もいるかもしれません。

時間は何人にも平等に与えられている最大の資産です。 1日1時間近い時間をセーブできれば、1週間で、ほぼworking day1日、その1日を自分や家族のよりより今や未来に投資できればと思いませんか?

Sacra
日々奮闘している世界中の日本人ママのお役に立てる情報発信も心がけています。何か質問やコメントなどありましたら、以下よりお気軽にどうぞ宜しくお願いします。

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